GESTIÓN POR PROCESOS
Clásicamente la organización de las empresas se ha inspirado en el modelo taylorista, mediante el cual, estructuras verticales como departamentos, servicios, unidades, etc, esencialmente independientes, se encargaban de controlar y desarrollar las actividades del procesos que les correspondía. Estos sistemas comenzaron a implantarse a principios del siglo XX y cumplieron, sin duda, su objetivo principal: el aumento de la productividad.
La gestión por procesos determina una nueva visión de la organización, más orientada a las necesidades y expectativas que tanto clientes como profesionales esperan y, por lo tanto, a la resolución de problemas de acuerdo con un enfoque más lógico: una visión horizontal de la organización mediante el análisis de los flujos de trabajo que intervienen en el desarrollo de los diferentes procesos, ya sea de producción o de servicio, intentando en todo momento añadir valor a esa cadena de acciones con el fin de provocar una mejora de los resultados.
La gestión por procesos nos propone organizaciones menos complejas y más planas desde la perspectiva de la estructura jerárquica; organizaciones en las que, sin embargo, se torna necesaria una mayor coordinación en las actuaciones y una cultura de mejora continua claramente establecida, cuyos elementos clave para garantizar la prosperidad, e incluso la supervivencia de la empresa, son la cooperación y la orientación al cliente. La gran aportación de esta metodología es que hace predominar el proceso, orientado al cliente, sobre la función, centrada en la propia organización
Evolución de la gestión por procesos
Estudios a nivel global demuestran mejoras entre un 30 y 70% que logran las empresas al pasar de niveles de 1-2 a 3-4 en aspectos de agilidad, conocimiento, tiempos de ciclo, modelo de gobierno y mejora continua en general, si tomamos como referencia los Modelos de Madurez de la Gestión por Procesos. Estos no solo sirven de benchmark para saber dónde se encuentra nuestra empresa, sino para determinar una hoja de ruta de hacia dónde ir y que hacer para llegar.
Goldenbelt es una solución que ha sido construida sobre la base del conocimiento de expertos con más de 25 años en el funcionamiento de las organizaciones, pero también tomando como pilar fundamental a Modelos de Madurez de la Gestión por Procesos de clase mundial. Estos modelos ayudan a establecer diferentes criterios que una empresa debe ir cubriendo para alcanzar la madurez en la Gestión por Procesos y todos los beneficios que esta trae consigo, especialmente en la era digital. Ya no es posible que las empresas logren resultados de forma manual y mucho menos con una gestión “desintegrada”.
¿Qué es la gestión por procesos?
La Gestión por Procesos o también conocido como Business Process Management (BPM) es una manera diferente de organizar el trabajo, en la cual se pone el foco de atención en la visión del cliente. De esta forma, se gestionan los procesos de una forma estructurada y se busca su mejora continua.
Objetivos de la gestión por procesos
- Aumentar los resultados de la Organización a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus usuarios. Además está más próxima y mejor apuntada hacia el usuario.
- Mejora y continua sobre los procesos, las funciones y actividades desempeñadas por cada área, además de las interrelaciones entre estos, lo cual sin lugar a dudas representa una ventaja competitiva para la organización.
- Conocer la metodología de la gestión por procesos
- Conocer cómo diseñar procesos
- Reducción de desperdicios : Cuando hablamos de desperdicios, hablamos de todo tipo de ellos. Recursos, dinero, tiempo, esfuerzo, todo eso es esencial en una empresa y deben asignarse de manera inteligente. Si no es así, el producto / servicio puede ser entregado, pero no de la manera más eficaz. Esto causará la insatisfacción de los clientes, pérdida de dinero y desorden.
- Aumento de la visibilidad y el control: BPM trabaja con herramientas que transforman la automatización de procesos en una realidad. Todos los pasos anteriores, como el mapeo, modelado, ejecución y optimización, tienen como resultado procesos que son tan eficaces que se pueden propagar de forma automática en toda la empresa.
- Reducción de costes y una mayor rentabilidad: Si reducimos los desperdicios, reducimos los costos. Si controlamos más al proceso, asegurándonos de que no va a tomar algún paso innecesario o alguna acción no deseada, aumentamos los beneficios. Es así, sencillo.
- Cumplimiento y Seguridad: Una de las ventajas de BPM que a veces se pasa por alto, es la seguridad que aporta a su empresa. Las herramientas BPM dan el control al gerente y a los accionistas sobre todo lo que sucede en el proceso.
La gestión de procesos de negocio (BPM), tal como se define en Gartner (enlace externo a IBM), emplea métodos para descubrir, modelar, analizar, medir, mejorar y optimizar la estrategia y los procesos de negocio. Aunque a veces se confunde con la gestión de tareas y proyectos, su ámbito es más amplio que el de estos temas adyacentes. La gestión de tareas se centra en tareas individuales, mientras que BPM observa todo el proceso global. La gestión de proyectos hace referencia a un ámbito de trabajo único mientras que BPM se centra específicamente en procesos que son repetibles. A través de la reingeniería de procesos continuos, las organizaciones pueden agilizar sus flujos de trabajo globales, lo que lleva a un aumento de la eficiencia y al ahorro de costos. Este concepto no es nuevo; los principios Six Sigma y Lean son ejemplos de metodologías BPM.
Ciclo de vida BMP
- Diseño de procesos: el equipo debe empezar por definir los objetivos dentro del proceso. A partir de ahí, las tareas individuales dentro del proceso de BPM general deben identificarse junto con los propietarios de tareas para cada paso del flujo de trabajo. Los pasos deben definirse claramente para que el equipo pueda identificar las áreas para la optimización de procesos y las métricas subsiguientes para realizar un seguimiento de su mejora.
- Modelo: durante este paso, el equipo debe crear una representación visual del modelo de proceso. Esto debe incluir detalles específicos, como líneas de tiempo, descripciones de tareas y cualquier flujo de datos en el proceso. Utilizar software de gestión de procesos de negocio es útil durante esta etapa.
- Ejecutar: el equipo debe llevar a cabo una prueba de concepto, probando el nuevo sistema BPM con un grupo limitado. Después de incorporar cualquier comentario, el equipo puede comenzar a implementar el proceso a un público más amplio.
- Supervisar: durante esta etapa, el equipo debe supervisar el proceso, medir las mejoras en la eficiencia e identificar cualquier cuello de botella adicional.
- Optimizar: en el paso final, el equipo realiza cualquier ajuste final al proceso para mejorar la actividad empresarial.
BPM de computación en la nube
La gestión de procesos de negocio de computación en la nube es el uso de herramientas (BPM) que se entregan como servicios de software (SaaS) a través de una red. La lógica empresarial de BPM en la nube se implementa en un servidor de aplicaciones y los datos empresariales residen en el almacenamiento en la nube.
- Mercado: Según Gartner, el 20% de todos los "procesos de negocio en la sombra" son compatibles con plataformas en la nube BPM. Gartner se refiere a todos los procesos organizativos ocultos que son soportados por los departamentos de TI como parte de los procesos de negocio heredados, como hojas de cálculo de Excel, enrutamiento de correos electrónicos mediante reglas, enrutamiento de llamadas telefónicas, etc.
- Beneficios: Los beneficios de usar servicios BPM en la nube incluyen eliminar la necesidad y el costo de mantener conjuntos de habilidades técnicas especializadas internamente y reducir las distracciones del enfoque principal de una empresa. Ofrece presupuestos de TI controlados y permite la movilidad geográfica.
- Internet de las cosas: El emergente Internet de las cosas plantea un desafío significativo para controlar y administrar el flujo de información a través de un gran número de dispositivos. Para hacer frente a esto, una nueva dirección conocida como BPM Everywhere se muestra prometedora como una forma de combinar técnicas de proceso tradicionales, con capacidades adicionales para automatizar el manejo de todos los dispositivos independientes.
Hay tres tipos principales de gestión de procesos de negocio: centrada en la integración, centrada en el ser humano y centrada en los documentos
- BPM centrada en la integración: Este tipo de BPM se centra en procesos que no requieren mucha participación humana. Estos procesos dependen más de las API y del mecanismo que integran los datos entre sistemas, como la gestión de recursos humanos (HRM) o la gestión de relaciones con los clientes (CRM).
- BPM centrada en el humano: A diferencia de BPM centrada en la integración, este tipo se centra en la implicación humana, normalmente donde se necesitan aprobaciones. Las interfaces de usuario intuitivas con funciones de arrastrar y soltar permiten a los equipos asignar tareas a diferentes roles, lo que facilita la responsabilización de los individuos a lo largo del proceso.
- BPM centrada en documentos: Este tipo de BPM se centra en un documento específico como, por ejemplo, un contrato. Cuando las empresas compran un producto o servicio, debe pasar por diferentes formatos y rondas de aprobación para elaborar un acuerdo entre el cliente y el proveedor.
- Distribución de contenido: Las empresas de medios pueden utilizar BPM para automatizar el proceso de preparación y entrega de contenido, desde la creación de contenido hasta la distribución.
- Servicio al cliente: los representantes de servicio al cliente pueden identificar preguntas frecuentes para que los chatbots las solucionen, aliviando al equipo cuando hay un alto volumen de solicitudes de servicio.
- Finanzas: las empresas pueden crear plantillas para estandarizar envíos de pedidos de compra de varios equipos, lo que les permite adquirir software o hardware de negocio más rápidamente.
- Recursos humanos: RR.HH. puede emplear BPM para agilizar la gestión de documentos y flujos de trabajo. Proporciona un entorno más estructurado para procesar formularios de RR.HH.
- Banca: Al procesar préstamos para individuos o empresas, los bancos necesitan evaluar el riesgo de crédito potencial de los solicitantes. Esto implica recopilar información de varias fuentes, como los solicitantes, los empleadores y las agencias de calificación crediticia.
- Cumplimiento de pedidos: Las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa de sus sistemas de entrega de pedidos utilizando BPM.
- Mayor eficiencia y ahorro de costos: los sistemas BPM ayudan a optimizar los procesos existentes y a incorporar más estructura en el desarrollo de nuevos procesos. Lo hace eliminando los despidos y los cuellos de botella del proceso, lo que resulta en una mayor eficiencia y productividad. Con más agilidad, las empresas pueden alcanzar los resultados de negocio previstos a un ritmo más rápido, y pueden asignar cualquier recurso excesivo a otros trabajos de alta prioridad.
- Mayor experiencia de empleado y cliente: un conjunto de herramientas de BPM ayuda a eliminar el trabajo repetitivo y a hacer que la información sea más accesible. Al eliminar las distracciones, los empleados pueden centrarse en su trabajo y sus clientes, lo que lleva a un aumento de la satisfacción del cliente. Los flujos de trabajo claros también acortan la curva de aprendizaje dentro del proceso de incorporación de empleados, mejorando la productividad y el compromiso.
- Procesos más escalables: puesto que BPM permite una mejor ejecución de procesos y automatización de flujos de trabajo, se facilita el escalado de procesos a otras zonas geográficas de todo el mundo. Las herramientas de gestión de procesos de negocio pueden aportar claridad a los roles, garantizar la consistencia a lo largo del proceso y también aprovechar las oportunidades para incorporar reglas de negocio para la automatización, lo que permite a los equipos centrarse más en la innovación.
- Mayor transparencia: puesto que la automatización de procesos de negocio define claramente a los propietarios para las tareas a lo largo del proceso, esto proporciona más transparencia y responsabilidad a lo largo de un proceso determinado. De este modo, se fomenta una mayor comunicación entre los equipos.
- Menos dependencia de los equipos de desarrollo: BPM ofrece características de código bajo que eliminan las posibles dependencias en el desarrollo. Los usuarios empresariales pueden acceder a estas herramientas de forma rápida y sencilla, incrementando la automatización de procesos en toda la empresa.
