Semana 10

 Rediseño de procesos.

El rediseño de procesos de negocio se trata de resolver cómo mejorar los procesos existentes. El mejor escenario posible es la reducción de costes y la mejora de la productividad mediante el cambio y la actualización.

Una reorganización de esta magnitud no se puede tomar a la ligera, por lo que es importante pensar realmente acerca de cuáles son sus objetivos y resultados diseñados. Además, la gente debe ser realista respecto a las posibles desventajas. Está en la naturaleza humana resistirse al cambio, por lo que sus empleados podrían reaccionar negativamente si usted hace cambios radicales en su lugar de trabajo de la manera equivocada.

Cómo gestionar con éxito el rediseño de su proceso de negocio:

• Establezca metas claras

El propósito del diseño es lograr objetivos concretos. La forma de tramitarlos es importante, pero solo después de que haya establecido el resultado. De esta forma, puede garantizar que todas las tareas se dirigirán hacia el mismo resultado. Por ejemplo, si su objetivo es crear una red más segura, asegúrese de que considera todos los elementos: desde los procesos de restablecimiento de contraseña hasta cómo se realizan las impresiones.

• Identifique cada proceso de negocio y priorícelos

Realizar un seguimiento de todos sus procesos puede conllevar mucho trabajo, pero es básico contar con una lista clara y actualizada de los mismos. Sin saber en todo lo que está trabajando, es imposible realizar un verdadero cambio dentro de su organización. Eche un vistazo a nuestra lista de "7 herramientas para organizar el flujo de trabajo de su proceso de negocio" para facilitar este proceso.

Haga que la captura y el procesamiento de datos sea una parte habitual de la jornada de trabajo

Si necesita capturar datos para informar de lo que es importante para su negocio o cuál es la mejor forma de cambiarlo, conviértalo en una parte habitual de la jornada de trabajo. No cree más trabajo del necesario, cuando simplemente puede analizar lo que ya está sucediendo a su alrededor. ProcessFlows tiene una serie de opciones para la captura de datos durante todo el día, como el reconocimiento óptico de caracteres, el reconocimiento inteligente de caracteres y la captura de voz.

• Un flujo de trabajo

En lugar de separar las actividades nuevas y los cambios en un flujo independiente, intégrelos en el flujo de trabajo. El desarrollo y la mejora de los procesos de negocio consisten en la racionalización y la consolidación de todas las actividades empresariales.

Esto también se aplica a los trabajadores autónomos y contratistas. En el lugar de trabajo actual, es probable que trabaje con oficinas o activos independientes de todo el mundo. No los trate como recursos externos; se les debe considerar iguales a los empleados regulares en plantilla.

• Comience con la intención de seguir con un único flujo de trabajo.

Dé poder a las personas que controlan los procesos

Esto es muy simple. Dé a las personas que llevan a cabo los procesos el poder de tomar decisiones con respecto a ellos. Si hay tres niveles de aprobación para un procedimiento simple y cotidiano, pregúntese por qué. Deshágase de trámites burocráticos innecesarios y cree un único sistema de aprobación siempre que sea posible.

• Capture información una vez y en la fuente

En lugar de crear un proceso adicional para capturar información mientras hay un proceso en curso, cambie el proceso inicial para que incorpore la captura de datos. Es una forma fácil de definir la cantidad de tiempo, energía y entrada necesarias. No solo eso, dar a los empleados más autonomía en sus funciones puede dar lugar a grandes cambios, como una moral alta, baja rotación de personal o un aumento en la productividad. Según han informado las revistas SAGE, de un estudio de 2000 personas se derivó que los encuestados tuvieron casi 2,5 veces más probabilidades de aceptar un trabajo con autonomía.