Semana 12

 Documentación de procesos

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos es un documento interno activo que registra en detalle las tareas y pasos necesarios para lanzar un proceso nuevo.

Es importante documentar y dar seguimiento adecuadamente al progreso de los procesos nuevos, ya sea algo tan simple como incorporar empleados nuevos o definir metas más grandes como cambiar la estructura del equipo.

También puedes utilizar la documentación de procesos para optimizar los procesos en curso. Puede que te sorprenda saber cuántos documentos de procesos ya existen en tu organización, desde el desarrollo de herramientas nuevas hasta las comunicaciones con clientes. 

Además de mantener a los equipos alineados, la documentación de procesos sirve como una hoja de ruta para los miembros del equipo, ya que ayuda a establecer de forma clara los pasos necesarios para crear un proceso nuevo. También elimina la confusión entre los miembros del equipo, puesto que sirve como una fuente de referencias para consultar al momento de hacer algo.  

Documentación de procesos vs. mapas de procesos

Aunque los dos términos se parecen entre sí, hay muchas diferencias clave entre la documentación de procesos y los mapas de procesos.

La diferencia principal entre ambos es el diseño de cada sistema. La documentación de procesos se enfoca en la creación de un documento escrito que define los detalles clave, mientras que el mapa de procesos se enfoca en la visualización del proceso. Si bien la documentación de procesos incluye una representación visual, es bastante diferente a la representación visual detallada de un mapa de procesos.

Cómo crear un documento de procesos

Existen ocho pasos que puedes seguir a la hora de crear un documento de procesos, desde el alcance inicial hasta la prueba y revisión.

Determina el alcance del proceso

En el primer paso, el gerente del proyecto determina el alcance de la información inicial y crea una breve descripción basada en los objetivos, el cronograma y las prioridades. Esto se hace revisando los objetivos y documentándolos en un caso de negocios. 

Al definir el alance del proceso, procura incluir:

• Objetivos clave: Considera qué indicadores clave de rendimiento u objetivos empresariales estás tratando de lograr con el proceso.
• Participantes: Puede que aún no sepas qué personas específicas harán cada tarea, pero puedes considerar qué equipos trabajarán juntos. 

• Cronograma: Puedes estimar el alcance del proceso y el cronograma con el método de la ruta crítica.
• Prioridades: Determina cuán importante es la implementación de este proceso en comparación con otros proyectos y objetivos en los que esté trabajando tu equipo.

Define los límites del proceso

Una vez que tengas la información inicial del proceso, podrás definir los límites. Para hacerlo, delimita dónde se enmarca el proceso en los diversos equipos al identificar las diferentes tareas que realizará cada uno. Considera dónde comienza y termina el proceso, y a quién afecta. 

Definir estos límites puede ayudar a establecer guías claras para las tareas cuando estés listo para implementar el proceso nuevo. Por ejemplo, si quieres reducir el trabajo repetitivo mediante la automatización de procesos, tus límites podrían incluir que el equipo de TI se dedique a iniciar el proceso y que tu equipo de Operaciones lo ejecute.